Formation Gagner du temps et s'organiser avec Outlook

1. Gagner du temps dans la gestion de ses mails 

• Organiser sa boite mail à l’aide des dossiers et des règles
• Préparer des modèles et/ou des brouillons de messages, exploiter les Quickpart
• Modifier les options du message (importance, confirmation de lecture…)
• Imprimer, supprimer plusieurs messages à la fois
• Créer et insérer des signatures
• Définir les options d’affichage, trier ou regrouper les messages
• Rechercher un ou des message(s) selon un critère précis (date d’envoi, expéditeur, objet,…)
• Marquer un message pour le suivi, associer une catégorie à un message
• Utiliser les actions rapides
• Utiliser les indicateurs de suivi, les boutons de vote Insérer une capture d’écran dans un mail
• Différer l’envoi d’un mail, retransmettre directement la réponse reçue à un autre contact

2. Utiliser le calendrier 

• Exploiter son calendrier : noter des RDV, réunions, évènement sur 1 journée, RDV périodiques…
• Ouvrir le calendrier d’un autre collaborateur, de plusieurs collaborateurs
• Planifier des réunions en invitant d’autres utilisateurs, vérifier leurs disponibilités
• Créer un groupe de calendriers pour voir les disponibilités de plusieurs personnes en même temps

4. Gérer des contacts

• Créer une liste de distribution (groupe de contacts)
• Envoyer les informations d’un contact via la messagerie
• Organiser les contacts par catégorie
• Trier les contacts à l’aide de champs, ou changer de mode d’affichage
• Gérer une liste d’expéditeurs bloqués

5. Les tâches 

• Créer et mettre à jour des tâches à une ou plusieurs occurrence(s)
• Déléguer une tâche à un contact, accepter ou refuser une tâche
• Modifier l’affichage des tâches